چطور با استعفای یک عضو سازمانمان برخورد کنیم؟

متن زیر از بخش چهاردهم کتاب مدیریت با بازده بالا نوشته اندرو گروو، موسس و مدیر عامل اینتل، می‌باشد.

"من استعفا میدم."

بیشترین ترس من به عنوان مدیر این است که یکی از زیردستان ارزشمند و با اعتبار تصمیم به استعفا بگیرد. درباره کسی صحبت نمی‌کنم که انگیزه‌اش پول بیشتر و مزایای بهتر در شرکت دیگر است. منظورم کارمندی متعهد و وفادار است که حس می‌کند قدر کارش دانسته نمی‌شود، شما و شرکت نمی‌خواهید او را از دست بدهید و تصمیمش برای رفتن روی شما اثرگذار است. اگر احساس می‌کند کارهایش دیده نشده‌اند، باید گفت شما کارتان را به خوبی انجام نداده‌اید و به عنوان مدیر ناامیدش کرده‌اید.

صحنه اول معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که عجله دارید و در مسیری برای جلسه‌ای هستید که به نظرتان مهم است. زیردستتان با کمرویی جلویتان را می‌گیرد و آهسته می‌گوید چند دقیقه فرصت دارید؟ بعد هم مِن‌مِن‌کنان می‌گوید تصمیم گرفته که از شرکت برود. با چشمای گشاد به او نگاه می‌کنید. واکنش اولیه شما به اعلام او بسیار حیاتی است. اگر انسانی معمولی باشید احتمالاً می‌خواهید به جلسه‌تان پناه ببرید. بنابراین زیر لب می‌گویید بعداً در اینباره صحبت خواهید کرد اما تقریباً در همه موارد زیردست اتفاقا می‌خواهد استعفا کند چون احساس می‌کند برای مدیریت اهمیتی ندارد. اگر در اولین اشاره به موضوع، درست با موقعیت برخورد نکنید احساسات او را تایید می‌کنید و نتیجه اجتناب ناپذیر خواهد بود.

هر کاری را که در حال انجام هستید کنار بگذارید. پیش او بنشینید و بپرسید چرا می‌خواهد استعفا دهد. بگذارید صحبت کند. درباره هیچ چیز با او بحث نکنید. باور کنید او صحبت‌هایش را دفعات زیادی در طول بیش از یک شب بی‌خوابی تمرین کرده است. بعد از اینکه او تمام دلایلش برای رفتن را مطرح کرد (که همیشه هم دلایل خوبی نیستند)، از او بیشتر بپرسید. کاری کنید صحبت کند. چون بعد از اینکه نکات از قبل آماده شده را مطرح کرد، تازه مسائل اصلی روشن می‌شود. بحث نکنید، نصیحت نکنید و عصبی نشوید. به یاد داشته باشید این صرفاً کشمکشی ابتدایی است، نه جنگی تمام عیار. اینجا نمی‌توانید جنگ را ببرید اما می‌توانید ببازید. باید با رفتارتان به او نشان دهید برایش اهمیت قائلید. باید بفهمید واقعاً چه چیزی آزارش می‌دهد. سعی نکنید در این موقعیت نظرش را عوض کنید اما برای خودتان زمان بخرید. بعد از اینکه او هر چیزی را که لازم می دانست گفت، مقداری زمان بخواهید. به همان میزانی که احساس می‌کنید برای آماده شدن برای دور بعدی نیاز دارید. اما بدانید که باید به عهدی که می‌دهید عمل کنید.

حرکت بعدی‌تان چیست؟ فرض کنید چون مشکل اساسی دارید برای کمک و مشورت به سراغ سرپرستان می‌روید. بدون شک او هم در حال رفتن به جلسه مهمی است. او هم مثل شما سعی می‌کند مسئله را به بعد موکول کند. البته نه به این جهت که به آنها اهمیتی نمی‌دهد. بلکه چون این وضعیت بیش از سرپرستتان، بر شما اثر می‌گذارد. به هر حال این زیر دست شماست که تصمیم به استعفا می گیرد. این به توانایی شما بر می‌گردد که بتوانید این مسئله را به مشکل سرپرستتان تبدیل کنید و کاری کنید در یافتن راه حل برای آن مشارکت کند.

مسئولیت اجتماعیِ شرکتی، در اتفاقات بعدی نقش اساسی دارد. زیردست شما عضوی از منابع انسانی از شرکت است. حالا باید هر راه موجودی را به شدت دنبال کنید تا او را در شرکت نگه دارید. حتی اگر به معنای انتقال او به بخش دیگری باشد. اگر به نظر می‌رسد این، راهکار مناسبی است باید تا زمانی که کل موضوع فیصله پیدا کند، تبدیل به مدیر پروژه آن راهکار شوید. شاید بپرسید چرا باید برای نگه داشتن زیردستی که دارید از دست می‌دهید، خودتان را به دردسر بیندازید. اصلی بنیادین وجود دارد که می‌گوید به کارفرمایتان مدیونید که حتی یک کارمند را برای شرکت حفظ کنید. فراتر از آن قانون طلایی می‌تواند در چنین موقعیت‌هایی بیشتر از ایده‌آلی دلپذیر باشد. امروز شما کارمندی ارزشمند را با سپردنش به مدیری دیگر نجات می‌دهید، فردا نوبت اوست که چنین لطفی در حق شما بکند. در طولانی مدت اگر همه مدیران چنین رویکردی اتخاذ کنند همه برنده خواهند بود.

حالا شاید آماده باشید با راهکاری دیگر دوباره سراغ زیردستان بروید. راهکاری که به دلایل واقعی او برای استخدام مربوط است و در عوض، برای شرکت مفید است. تا الان او باید دانسته باشد که وجودش برایتان مهم است. اما شاید بگوید شما باید سمت شغلی جدید را خیلی وقت پیش به او پیشنهاد می‌کردید. باید ادامه بدهد و بگوید شما فقط این کار را می‌کنید چون او شما را وادار به این کار کرده است و احساسش این است که "اگه بمونم فکر می‌کنین تا ابد باج میگیرم."

 بیشتر بخوانید: درباره آموزش استارتاپ چه می‌دانید؟

حالا شما باید با ترتیبی جدید باعث شوید او احساس آرامش کند. مثلاً شاید لازم باشد بگویید "تو ما را تهدید به انجام هیچ کار نالازمی نکردی. وقتی تقریباً استعفا کردی، بهم شوکی دادی و باعث شدی از خطاهای کارمون آگاه بشیم. ما صرفاً کاری رو می‌کنیم که باید بدون اتفاق افتادن هیچ یک از اینا انجام می‌دادیم."

بعد شاید زیردستان بگوید کاری را در جای دیگری قبول کرده و نمی‌تواند آن را لغو کند. شما باید کاری کنید که دوباره استعفا کند. بگویید در واقع او دو تعهد دارد. اول به کارفرمایی بالقوه‌ای که به طور مبهمی می‌شناسد و دوم کارفرمای کنونی‌اش. تعهدی که او به افرادی دارد که هر روز با آنها کار می‌کند، بسیار قوی‌تر از تعهداتی است که با آشنای جدید و غیرمهمی دارد.

همانطور که گفتم کل این کار آسان نیست، نه برای زیردست و نه برای مافوق. اما باید تمام تلاشتان را بکنید. چون منفعت شرکت دخیل است و مسئله حتی مهمتر از حفظ یک کارمند ارزشمند است. این کارمند ارزشمند و مهم است چون نگرش‌هایی دارد که او را به چنین فردی تبدیل می‌کند. بقیه کارکنان به او احترام می‌گذارند و اگر آنها هم مثل او باشند با او احساس همدردی می‌کنند. بنابراین افرادی با عملکرد خوب و شبیه او، اتفاقات رخ داده برای او را دنبال می‌کنند و روحیه و تعهدشان به شرکت، به سرنوشت این فرد وابسته است.