مدیریت زمان چطور روی ما اثر میگذارد؟

 مدیریت زمان یکی از دغدغه‌های مهم و بزرگ ماست. مدیریت زمان مهارتی است که به ما کمک میکند تمام کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهیم و هیچ گاه دچار کمبود زمان نشویم. زمان از گران‌بها‌ترین داشته‌های هر فرد است. بسیاری از ما در انجام کارهای روزانه دچار کمبود زمان می‌شویم و نمی‌توانیم کارهایمان را به موقع و درست به پایان برسانیم. در چنین موقعیتی مدیریت زمان مهارتی است که به ما کمک می‌کند کارهای خود را سر وقت و به موقع انجام دهیم. کسانی که در زندگی خود مدیریت و برنامه‌ریزی زمان دارند، کارهای خود را در اسرع وقت و به شکل صحیح انجام می‌دهند. این افراد از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می‌کنند زیرا تمرینات و مهارت‌های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته‌اند و در زندگی شخصی به کار گرفتند. همه‌مان می‌دانیم که ضعف در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، می‌تواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند، البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خودمان را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم. 

روش‌های کاربردی مدیریت زمان

در مرحله اول باید کارهایمان را دسته‌بندی کنیم و مشخص کنیم کدام کارها مهم و اضطراری و کدام یک نیستند!

کار مهم و اضطراری

کار مهم آن کاری است که برای حرفه‌تان پیامدهای بلندمدت دارد. یک کار اضطراری کاری است که نمی‌توانید انجام دادنش را به تعویق بیندازید. کاری که هم‌زمان مهم و اضطراری است کاری است که بلافاصله باید انجام شود. به این مربع «مربع فوریت» می‌گویند.

انجام دادن کارهایی را که مهم هستند اما اضطراری نیستند می‌توان به موقعیت دیگر موکول کرد یا دست‌کم انجام دادن آن‌ها را برای مدتی کوتاه به زمان دیگری موکول نمود.کارهای مختلفی در زندگی وجود دارند که در این مربع قرار می‌گیرند. خواندن کتاب‌های مهم در زمینه شغلی، گرفتن واحدهای درسی بیشتر، بهتر کردن مهارت‌ها و توانمندی‌ها، همگی برای پیشرفت‌های آتی حیاتی هستند، اما اضطراری نیستند؛ به همین دلیل افراد معمولا در انجام دادن آن‌ها تنبلی می‌کنند. متاسفانه بسیاری از افرادی که در کارشان موفق نمی‌شوند افرادی هستند که در بهتر کردن مهارت ‌های فردی و قابلیت‌هایشان به‌قدری تعلل کرده‌اند و دیگران از آن‌ها جلوتر زده‌اند. اشخاص گمان می‌کنند از آن ‌جهت که در طول روز با این مسائل روبه‌رو هستند باید جوابی برای آن‌ها پیدا کنند، با این که این‌ مسائل اهمیت لازم را ندارند. بسیاری از اشخاص حدود نیمی از فرصت‌های خودشان رو صرف کارهایی می‌‌کنند که اضطراری هستند اما مهم نیستند. این عده در عمل هیچ کمکی به روند کار نمی‌کنند. صحبت با همکاران، یکی از همین کارها است.

انجام دادن این قبیل کارها وقت تلف کردن است. این کارها برای شخص و برای سازمانی که او در آن کار می‌کند، ارزشی برابر صفر دارند. خواندن صفحات ورزشی روزنامه‌ها و اتومبیل‌رانی در خیابان‌ها از جمله مواردی هستند که می‌توان به آن‌ها اشاره کرد. این کارها تلف کردن کامل وقت هستند و کمکی به زندگی شما نمی‌کنند.

به ایمیل‌ها و تماس‌ها و نامه‌هایتان فقط یکبار ‌‌‌‌بپردازید. انتخاب‌های شما شامل پنج گزینه است:

‌یک. در موردش فکر کنید و بعد تصمیم بگیرید.

دو. بیخیال انجام آن کار بشوید.

سه. همین الان انجامش بدهید.

چهار. اون کار رو تفویض کنید.

پنج. اون کار را عقب نندازید چون فاسد می‌شود و دیگر نمی‌توانید انجامش بدهید.

زمان بندی درستی داشته باشید.

جلساتتان را طوری تنظیم کنید که به جدول زمانیتان بخورد. براساس جدول زمانی دیگران پیش نروید چون تقویم زمانیتان تبدیل به آشفته بازار می‌شود و کلی زمان از دست می‌دهید. برای هر روز هفته یک لیست از کارهایتان داشته باشید. کارهای مهم را زودتر انجام بدهید و حواستان به انجام کارهای فوری هم باشد. کارهای بزرگ رو به بخش‌های کوچیک‌تری تقسیم کنید تا به خوبی بتونید آن‌ها رو مدیریت کنید.

انعطاف‌پذیر باشید. برنامه‌ریزی سفت و سخت را فراموش کنید. واقعیت مدیریت این است که در طـول روز کلی مسـائل نامربوط هست که مجبورید با آن‌ها دست و پنجه نرم کنید ولی باید هدفتان آنقدر واضح و روشن باشد که به سمتش پیشروی داشته باشید. سعی نکنید همه کارها را خودتان انجام بدهید. از دیگران هم کمک بگیرید. بدین نحو هم کارها بهتر و بادقت‌تر انجام می‌شود، هم زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر دارید.

کارهایتان رو اولویت‌بندی کنید

اولویت‌بندی یکی از مهمترین قدم‌های مدیریت زمان است. این عمل کمک می‌کند که موارد زمانبر که نه اوقات خوشی را ترتیب می‌دهند و نه کمک می‌کنند که به هدف‌هاتان دست پیدا کنید را حذف کنید. این مرحله بيش‌ترین تغيير در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم‌گیری در مورد فعالیت‌هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید، اولویت‌بندی رو شروع کنید.

برای تصمیم‌گیری در مورد فعالیت‌هایی که باید انجام دهید، فعالیت‌هایی را تعيين کنید که از آن‌ها لذت می‌برید و به عبارتی جزو مهارت های شما هستند. خيلي مهم است که هم از نظر حرفه‌ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می‌دهید، لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آن‌ها لذت می‌برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستن را معلوم کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی بشود که از انجامش لذت می‌برید.

 در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، این هم مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعيين این که چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، آشنایی نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. سعی نکنید مسئولیت‌هایی بیش از آنچه می‌توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده بگیرید.

 پس از تعيين کارهایی که از آن‌ها لذت می‌برید، شما آماده هستید که فعالیت‌های غیرضروری در زندگیتان را دور بریزید. تمام منبع‌های موجود خود را پیدا کنید و فعالیت‌هایی ر که بیش از توان خود میدانید تفویض كنید. انجام تعهدات زمانی زیاد، میتواند به ما بیاموزد که چطور از پس درگیری‌های گوناگون و فشرده‌ کاری بربيايیم و مدیریت زمان را یاد بگیریم. چنين دستاوردی میتواند تحولی بزرگ در زندگی به وجود بیاورد.

 شیوه کار به اینصورت است که شما باید در صورت امکان بعضی امور را به تعویق بیاندازید و حتی به بعضی فرصت‌ها و درخواست‌ها پاسخ منفی بدهید.

 مقصود اصلی این است که شما تنها تعهداتی را بپذیرید که از عهده‌ی انجامش بر می‌آیید و در مدت زمان مقرر می‌توانید آن را به نحو احسن انجام دهید.

وقت خود را صرف انتظار نکنید:

چه منتظر اتوبوس باشید و چه وقت دندانپزشکی، وقتتان گرفته خواهد شد. اما لازم نیست نگران باشید. فناوری به شما این امکان را می‌دهد که در هر کجا که هستید، کار کنید. از این زمان برای مطالعه یک گزارش، بررسی یک مقاله یا برنامه‌ریزی استراتژی تبلیغاتی بعدی خود استفاده کنید.

با لیست کارهایی که باید انجام بدید خودتان را خسته نکنید:

یکی از مهمترین علل خستگی این است که به هر کاری که باید انجام دهید بیش از حد فکر می‌کنید. باید بدانید که فکر کردن بیش از حد به چیزها آن‌ها را ساده‌تر نمی‌کند. تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که روی کارها متمرکز شوید و اقدامات لازم را انجام دهید.

همه کارها را خودمان انجام ندهیم:

 بسياري از کارها را می‌شود برون سپاری کرد، با این کار زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری‌تر دارید. اگر همه کارها را خودتان انجام می‌دهید یعنی کار مهمی برای انجام ندارید. معمولا هشتاد درصد کارهای لیستی که برای نخستین بار تهیه می‌کنید را می‌توانید به افراد دیگر بسپارید، پس در تهیه فهرست بیشتر توجه کنید و کارهایی را که تنها خود می‌توانید انجام دهید را در فهرست بیارید. البته به این مسئله توجه کنید که کارهایی که برون سپاری می‌کنید برای افراد دیگر ایجاد مشکل نکند.

 یه مثال این موضوع این ضرب‌المثل است: با یه دست چند تا هندونه برندار دو تاشو بسپار به بغل دستیت.

روی انجام کارها تمرکز داشته باشید:

یکی از دشمنان اصلی مدیریت زمان، عدم تمرکز است. برای همه‌ ما بارها پیش آمده که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با آلارم گوشی و یا تماس یکی از دوستانمان، به کل از اون کار فاصله گرفته باشیم و زمان زيادي با کارهای غیرضروری و بی‌ربط از دست داده برود. این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تاثير منفی آن بر روی مدیریت زمان است. 

بهترین تکنیکی که برای تمرکز و مدیریت زمان میتوانيم به شما پیشنهاد کنیم این است که قبل از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما را پرت می‌کنند را به کل از بین ببرید. 

چنانچه مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه‌ کاری هستید، گوشی خود را خاموش کنید. دقت کنید که گفتیم خاموش، نه سایلنت. این کار باعث می‌شود که شما در زمان معلوم، بدون هیچ بر هم زننده‌ تمرکزی، به کارتان برسید. در موردی دیگر مثلا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، یک گوشتان هم به خبرهای تلویزیون باشد. تلاش کنید، کاری که انجام میدهید، با تمرکز و با حذف عوامل مزاحم انجام باشد. نتیجه‌ شگفت‌آور این موضوع را در مدیریت زمان و کارهایتان خواهید دید.

نتیجه گیری

وقتی به مدیریت زمان توجه بیشتری می‌کنید، در واقع بدون اینکه کار بیشتری انجام داده باشید، بازدهی بیشتری دارید. در ابتدا با یک یا دو تکنیک شروع کنید و به تدریج از تکنیک‌های بیشتری کمک بگیرید.